Cargos y liquidación
Seguí el efecto de un uso de acceso sin confundir la operación con la ejecución financiera.
Un cargo de acceso nace de los términos vigentes y de un uso o compromiso que corresponde. Trailhead conserva el porqué operativo; la ejecución del dinero y la verdad contable ocurren fuera de Trailhead.
Caminos habituales
| Camino | Qué representa |
|---|---|
| Saldo del propietario | El uso se acumula en una factura del acuerdo y su período de cadencia vigente. Trailhead alerta a Finanzas cuando vence un período automático. |
| El guía paga en el acceso | El recordatorio de preparación le indica al guía principal que lleve dinero y el guía registra el pago personal real en campo. No se crea un saldo impago al propietario. |
| Compromiso de temporada | El acuerdo fija un monto de temporada, sin crear un cargo por cada cruce. La primera fecha de pago y la segunda opcional existen solo aquí, y cada fecha recibe su factura en SettleWise dos semanas antes. |
Alertas de pago y comunicación
Cada acuerdo con Saldo del propietario tiene su propia cadencia semanal, quincenal, mensual o manual. Cuando vence un período automático con un monto adeudado, Trailhead envía una alerta interna sin duplicados a Finanzas. Una cadencia manual espera la revisión de Finanzas.
Trailhead no envía al propietario un WhatsApp de confirmación de liquidación ni un resumen periódico. La alerta interna indica a Finanzas que debe ejecutar un pago; no mueve dinero.
Para El guía paga en el acceso, el recordatorio de preparación del guía principal identifica el acceso, la dirección, el monto esperado y la moneda para que sepa que debe llevar dinero. Su gasto personal y posterior reintegro se mantienen separados del saldo del propietario.
Facturas de los acuerdos de temporada
Dos semanas antes de cada fecha de pago de un acuerdo de temporada, Trailhead crea la factura en SettleWise para el propietario, con vencimiento en esa fecha. Con una fecha de pago la factura es el monto completo de la temporada; con dos fechas, cada factura es la mitad.
La factura solo cobra lo que todavía se debe. Se descuenta lo que Finanzas ya facturó o pagó por ese acuerdo en la misma temporada, y si no queda nada no se crea factura. Una fecha de pago que ya pasó queda a cargo de Finanzas.
Cuando el propietario acuerda una fecha nueva, actualizala en el acuerdo: una factura impaga pasa a la nueva fecha de vencimiento y una factura que ya tiene un pago queda como está. Nadie recibe aviso cuando se crea la factura; el aviso habitual de SettleWise del día de vencimiento le recuerda a Finanzas la fecha de pago.
Vincular una factura con su acuerdo
Cuando Finanzas factura a mano a un propietario en SettleWise, puede elegir el acuerdo de acceso que paga la factura. Cada acuerdo muestra cuánto de su monto de temporada ya está facturado o pagado en la temporada. Una factura vinculada cuenta para ese acuerdo, así Trailhead nunca factura dos veces el mismo pago. Las facturas por otra cosa, como cabalgatas o alquiler de lancha, quedan sin vincular.
El pago funciona como siempre: Finanzas paga la factura desde SettleWise y el pago sigue al acuerdo vinculado a la factura.
Historial de pagos en el acceso
El panel del acceso tiene una pestaña Pagos. Muestra cada temporada con su monto de temporada y lo facturado, pagado y adeudado; cada factura con su estado, vencimiento y la fecha en que se pagó; y los pagos hechos directamente desde una caja para ese acceso. Una lista aparte muestra las facturas y pagos del propietario que no están vinculados a ningún acuerdo, como los pagos anteriores a la vinculación. La ve cualquiera que pueda abrir el panel del acceso, incluidos Operaciones y el Head Guide.
Qué debe seguir siendo explicable
Una revisión útil puede responder quién está vinculado, qué acceso se usó, qué Programa lo originó, qué regla aplicó y en qué estado está el relevo. Los importes y estados deben conservar su vínculo con el hecho de campo, sin pedir al guía que gestione acuerdos ni liquidaciones.
El relevo financiero
Trailhead prepara un contexto trazable para que Finanzas revise y ejecute el movimiento correspondiente. No crea por sí mismo la verdad contable, el pago final ni la conciliación de una cuenta. Esa separación permite que la empresa vea la operación y Finanzas complete el circuito en su sistema de registro.
Volvé a Accesos y Propietarios para revisar sus límites.